Si vous avez besoin d'un organigramme rapidement, un modèle est le point de départ le plus rapide : une structure déjà bâtie que vous remplissez avec vos propres personnes. Cette page vous donne un modèle d'organigramme Excel gratuit, des exemples de remplissage, et une note franche sur les cas où un modèle est le bon choix et ceux où vous avez avantage à générer l'organigramme automatiquement.

Nous fabriquons un logiciel d'organigramme (OrgPlease!), alors nous allons en parler. Mais les modèles présentés ici sont vraiment gratuits et utiles en eux-mêmes.

Le modèle gratuit

Téléchargez le modèle de liste d'employés OrgPlease (.xlsx). Gratuit, sans inscription, prêt à remplir.

Le modèle est un fichier Excel dont les bonnes colonnes sont déjà en place, prêt à recevoir votre propre équipe. C'est le format le plus utile pour deux raisons : il garde vos données structurées, et vous pouvez ensuite fournir ce même fichier rempli directement à un outil d'organigramme pour générer l'organigramme automatiquement (nous y revenons plus bas). Il s'ouvre aussi très bien dans Google Sheets si votre équipe utilise Google Workspace : ouvrez-le et choisissez Enregistrer en tant que Google Sheets.

Le modèle Excel : ce qu'il contient

Le modèle Excel est bâti autour des trois colonnes dont tout organigramme a besoin, plus huit colonnes souples. Il arrive avec des lignes d'exemple pour que vous voyiez la forme avant de les remplacer. Les en-têtes du fichier sont en anglais, comme ci-dessous :

(Le fichier contient Field 1 jusqu'à Field 8. Seules les quatre premières sont montrées ici, par souci de largeur.)

La structure est simple :

• Name (le nom) : la façon dont la personne apparaît dans l'organigramme. Écrivez « Vacant », « Open » ou « TBD » et la ligne devient un poste vacant, ce que fait la dernière ligne d'exemple.
• Email (le courriel) : son identifiant unique.
• Supervisor Email (le courriel du superviseur) : le courriel de la personne dont elle relève. La personne au sommet laisse cette case vide. Si votre feuille actuelle nomme déjà cette colonne Manager Email ou Reports To, ces en-têtes sont reconnus aussi.
• Field 1 jusqu'à Field 8 (les champs 1 à 8) : des cases génériques que vous étiquetez comme bon vous semble. Dans les lignes d'exemple, elles contiennent le titre du poste, le département, la ville et le numéro de poste. Le salaire, la langue ou le niveau de sécurité y trouvent tout aussi bien leur place.

C'est tout. Remplissez le modèle avec vos vraies personnes en suivant les lignes d'exemple, et vous avez un jeu de données d'organigramme complet et structuré.

Comment remplir le modèle

1. Commencez par le haut. Mettez votre personne la plus haut placée dans la première ligne et laissez sa case Supervisor Email vide.
2. Ajoutez chaque personne. Une ligne par personne, avec son propre courriel et celui de son gestionnaire.
3. Revérifiez les courriels des gestionnaires. Chaque valeur de Supervisor Email doit correspondre exactement à une valeur de Email ailleurs dans la feuille. C'est l'endroit où les erreurs se glissent le plus souvent.
4. Ajoutez les détails facultatifs. Remplissez le titre, le département ou d'autres colonnes si vous les voulez sur l'organigramme.
5. Enregistrez. Gardez le fichier en Excel pour le modifier plus tard, ou exportez-le en CSV si vous le téléversez dans un outil.

Exemples d'organigrammes

Quelques structures courantes, pour voir comment le modèle s'applique à de vraies organisations :

Jeune entreprise à structure plate (15 personnes). Un fondateur ou un PDG au sommet, trois ou quatre responsables fonctionnels qui relèvent directement de lui, et une poignée de contributeurs individuels sous chacun. Large et peu profonde, donc la plupart des gens se situent à deux niveaux du sommet.

Entreprise de taille moyenne organisée par fonction (80 personnes). Le PDG au sommet ; les vice-présidences Ventes, Ingénierie, Marketing et Opérations en dessous ; des gestionnaires sous chaque vice-présidence ; et des équipes sous chaque gestionnaire. Trois ou quatre niveaux de profondeur.

Entreprise multisite. Le PDG au sommet, puis soit des responsables régionaux (si l'organisation se fait par géographie), soit des responsables fonctionnels (si elle se fait par fonction). Le modèle gère les deux. Tout se joue dans la colonne Supervisor Email : qui pointe vers qui.

Dans tous les cas, les données sous-jacentes ont la même forme. Seuls les liens hiérarchiques diffèrent, et c'est exactement ce que capture la colonne Supervisor Email.

Éviter les erreurs de modèle les plus courantes

Beaucoup d'organigrammes sortent mal à cause de petits problèmes de données dans le modèle, des choses toutes simples. Voici les erreurs que je vois faire trébucher le plus de gens, alors surveillez-les pendant que vous remplissez le modèle :

• La valeur de Supervisor Email ne correspond pas exactement. Si le courriel de Sam est sam.lee@company.com mais que vous écrivez sam@company.com dans le Supervisor Email de quelqu'un, le lien casse. Copiez-collez les courriels plutôt que de les retaper.
• Plus d'une case Supervisor Email vide. Seule la personne au sommet doit avoir un gestionnaire vide. Si deux lignes sont vides, vous obtenez deux « sommets » déconnectés.
• Des espaces de fin. Un espace invisible après un courriel (sam.lee@company.com ) peut empêcher la correspondance. Si un lien échoue mystérieusement, cherchez les espaces perdus.
• Des cellules fusionnées. Les cellules fusionnées embrouillent autant l'œil que l'outil qui lit le fichier. Gardez une valeur par cellule.
• Des personnes inscrites deux fois. Les doublons créent des branches déroutantes. Chaque personne doit apparaître dans exactement une ligne.

Une bonne habitude : après avoir rempli le modèle, parcourez la colonne Supervisor Email de haut en bas et vérifiez que chaque valeur (sauf celle de la personne au sommet) apparaît comme la valeur Email de quelqu'un ailleurs dans la feuille.

Adapter le modèle à votre organisation

Le modèle de base couvre l'essentiel, mais vous pouvez l'adapter à vos besoins :

• Ajoutez des colonnes pour tout ce que vous voulez voir sur la fiche de chaque personne : le lieu, la date d'entrée en poste, le numéro d'employé ou une photo. Ajoutez-en une intitulée Photo URL avec un lien vers une photo hébergée, et OrgPlease! place cette image sur la fiche. Les lignes sans photo affichent plutôt des initiales soignées.
• Réordonnez par département en triant la feuille, ce qui peut rendre une longue liste plus facile à remplir et à vérifier. La structure de l'organigramme vient des liens Supervisor Email plutôt que de l'ordre des lignes, alors le tri est sans danger.
• Utilisez des titres uniformes. « VP, Ventes », « Ventes VP » et « Vice-président des ventes » éparpillés dans la feuille, ça fait négligé sur l'organigramme fini. Choisissez un seul format.

Ces petites attentions font la différence entre un organigramme qui a l'air bricolé et un organigramme qui a l'air voulu.

Quand un modèle est le bon choix

Les modèles sont excellents quand :

• Vous voulez un organigramme tout de suite, sans courbe d'apprentissage.
• Votre équipe est petite et stable, donc vous aurez rarement à la mettre à jour.
• Vous faites un organigramme ponctuel pour une réunion ou un document précis.

Dans ces cas, téléchargez le modèle, remplissez-le, et c'est réglé.

Quand sauter le modèle et générer l'organigramme

Un modèle a une vraie limite : il est statique. Chaque fois que votre équipe change, vous rouvrez le fichier et vous le modifiez à la main. Pour une équipe qui change régulièrement, cet entretien finit par peser. (Si vous préférez bâtir votre organigramme visuellement dans PowerPoint plutôt que dans un tableur, voyez notre guide distinct sur créer un organigramme dans PowerPoint, même s'il pose le même problème de mise à jour.)

La solution de rechange consiste à prendre les mêmes données que contient le modèle (nom, courriel, courriel du gestionnaire) et à les fournir à un outil qui les transforme en organigramme et le reconstruit chaque fois que les données changent, plutôt que de vous faire redessiner des boîtes. C'est ce que fait OrgPlease! : téléversez le tableur rempli et obtenez un organigramme propre et vivant en 60 secondes environ, gratuit jusqu'à 25 personnes. C'est notre produit, mais le principe reste général. Si votre organigramme change souvent, le générer l'emporte sur l'entretien manuel d'un modèle.

Une belle façon de faire : commencer par le modèle de tableur dans les deux cas. Si votre équipe est petite et stable, le modèle seul suffit. Si elle grandit ou change, ce même modèle rempli se téléverse directement dans un outil, alors vous ne perdez aucun travail en commençant par le modèle aujourd'hui.

En résumé

Un modèle gratuit est le chemin le plus rapide vers un premier organigramme, et la version tableur fait aussi office de données propres et structurées que vous pouvez réutiliser. Téléchargez-le, suivez les lignes d'exemple, et surveillez les liens par courriel de gestionnaire. Si votre équipe reste petite et stable, le modèle vous suffit. Si elle change souvent, servez-vous du modèle comme source de données et laissez un outil générer l'organigramme vivant, pour le remplir une seule fois plutôt que sans arrêt.

Finissez-en avec les mises à jour manuelles. Téléversez votre modèle rempli et obtenez un organigramme vivant en 60 secondes environ, gratuit jusqu'à 25 personnes. orgplease.com

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