La plupart des organigrammes font comme si chacun n'avait qu'un seul patron. Les organisations réelles fonctionnent rarement ainsi. Une personne fait partie de l'équipe marketing mais reçoit ses directives quotidiennes d'un chef de projet. Un analyste de données relève de son gestionnaire fonctionnel, mais il est intégré à une équipe produit. Les services partagés — juridique, finances, TI — relèvent d'un chef de service tout en desservant les unités d'affaires qu'ils appuient. Sur une simple arborescence descendante, tout ce contexte est invisible.

La convention pour l'afficher, c'est le lien en pointillé : un lien solide vers votre gestionnaire principal, et un lien en tirets vers un second. Ce guide explique ce que sont les liens hiérarchiques en pointillé (matriciels), quand vous en avez réellement besoin, et comment les ajouter à un organigramme dans OrgPlease pour qu'ils s'affichent à l'écran et suivent dans vos exportations.

Ce que sont les liens en pointillé et matriciels

Un gestionnaire à lien solide est celui qui détient votre poste — la personne qui embauche, fixe vos objectifs, mène votre évaluation et approuve vos feuilles de temps. C'est cette relation qu'un organigramme normal dessine, et c'est à partir d'elle que la hiérarchie est construite.

Un gestionnaire à lien en pointillé est une relation hiérarchique secondaire. Vous lui rendez des comptes pour une partie de votre travail, mais ce n'est pas votre gestionnaire principal. Le lien est tracé en tirets plutôt qu'en trait plein précisément pour signaler « c'est réel, mais c'est le lien secondaire ». Lorsqu'une organisation compte suffisamment de ces relations pour que les gens relèvent couramment de deux gestionnaires, on parle habituellement de structure matricielle — les gestionnaires fonctionnels sur un axe, les chefs de projet ou d'unité d'affaires sur l'autre.

La distinction est importante dans un organigramme parce qu'une seule arborescence ne peut afficher qu'un parent par personne. Les liens en pointillé sont la façon d'ajouter la seconde relation sans briser l'arborescence.

Quand vous en avez réellement besoin

Toutes les organisations n'ont pas besoin de liens en pointillé, et en ajouter là où ils n'ont pas leur place ne fait qu'encombrer l'image. Vous en avez besoin lorsqu'existe une seconde relation réelle et continue que les gens rateraient autrement. Cas courants :

• Chefs de projet et de programme — une personne reste dans son équipe d'attache, mais est dirigée au quotidien par le responsable de l'initiative à laquelle elle est affectée.
• Services partagés — un partenaire d'affaires en finances, un partenaire RH ou un responsable TI qui siège dans une fonction centrale mais qui, dans les faits, dessert une division précise.
• Spécialistes intégrés — un concepteur ou un analyste qui relève d'un gestionnaire fonctionnel pour son métier, mais qui travaille au sein du quotidien d'une autre équipe.
• Encadrement intérimaire ou transitoire — un gestionnaire qui supervise temporairement une équipe qui n'est pas officiellement la sienne.

Le test est simple : si la seconde relation est assez réelle pour qu'une nouvelle recrue soit désorientée sans elle, mettez-la dans l'organigramme. Si c'est un cas ponctuel ou une simple bonne-à-savoir, laissez-la de côté.

Comment l'ajouter dans OrgPlease

Dans OrgPlease, un lien en pointillé n'est qu'un gestionnaire secondaire défini sur une personne — en plus du gestionnaire principal qui construit l'arborescence. Il y a deux façons de le définir.

Dans l'organigramme : ouvrez Modifier, cliquez sur la fiche de la personne et choisissez un Gestionnaire secondaire. C'est tout — le lien en tirets et le badge apparaissent immédiatement.

À l'importation : ajoutez une colonne Secondary Supervisor Email à votre tableur, à côté de la colonne habituelle du courriel du gestionnaire, et pointez-la vers le courriel du second gestionnaire. Au téléversement, OrgPlease lit les deux — le courriel principal construit la hiérarchie, et le courriel secondaire devient le lien en pointillé. C'est la même idée que la colonne du courriel du gestionnaire qui définit l'arborescence, mais pour la seconde relation. Une personne peut avoir un gestionnaire principal et un gestionnaire en pointillé.

Comment cela s'affiche dans l'organigramme

Les relations en pointillé sont visibles sans transformer l'organigramme en plat de spaghettis. Trois éléments travaillent ensemble :

• Un badge sur la fiche. Toute personne ayant un gestionnaire en pointillé affiche un petit badge ⇢ sur sa fiche, nommant ce gestionnaire. Ainsi, même avec tous les liens en tirets masqués, vous voyez d'un coup d'œil qui a un second lien hiérarchique, et vers qui.
• Un bouton pour tous les afficher. Activez le bouton Liens pointillés dans la barre d'outils et chaque connexion en pointillé se trace dans l'organigramme sous forme de courbe en tirets. Pratique quand vous voulez toute la matrice dans une seule vue.
• Survoler pour en révéler un. Avec le bouton désactivé, survolez n'importe quelle fiche et seul le lien en pointillé de cette personne apparaît ; éloignez le curseur et il se masque de nouveau. Cela permet de vérifier une seule relation sans l'encombrement de toutes à la fois.

Le badge est le signal toujours présent ; le bouton et le survol servent lorsque vous voulez suivre les liens réels.

Ils suivent dans vos exportations

Une relation hiérarchique qui n'existe que sur votre écran n'est pas très utile quand vous devez remettre l'organigramme à quelqu'un. Les liens en pointillé suivent à la fois dans vos exportations PDF et PowerPoint, tracés en connecteurs en tirets comme à l'écran — pour que la structure matricielle apparaisse dans la présentation au conseil, la trousse d'accueil ou tout ce que vous imprimez. Dans l'exportation PowerPoint, ces connexions en tirets arrivent comme de véritables formes sur la diapositive, pas comme une image aplatie, de sorte que vous pouvez continuer à les modifier avec le reste.

Quel forfait il vous faut

Les liens hiérarchiques en pointillé sont offerts à partir du forfait Démarrage — c'est-à-dire le forfait à 19 $/mois et plus. Sur le forfait Gratuit, la fonction est affichée mais verrouillée, donc vous pouvez voir où elle se trouve avant de décider de passer à un forfait supérieur. Si votre organisation est réellement matricielle, c'est habituellement la raison de quitter le forfait Gratuit.

Une limite, honnêtement

OrgPlease construit l'organigramme à partir de la liste que vous téléversez, pas d'un flux RH en direct. Un lien en pointillé est donc aussi à jour que votre dernier téléversement — quand un projet se termine ou qu'une seconde relation change, vous mettez la personne à jour (dans l'organigramme ou dans le tableur) et cela se reflète. Il n'y a pas de synchronisation en arrière-plan qui prétend le garder en direct ; vous consultez toujours la version que vous avez définie en dernier.

En résumé

Si des personnes de votre organisation relèvent de plus d'un gestionnaire, une simple arborescence ne dit qu'une demi-vérité. Les liens hiérarchiques en pointillé ajoutent la seconde relation sous forme de lien en tirets et de badge sur la fiche, vous les définissez en un clic ou avec une colonne de tableur supplémentaire, et ils suivent l'organigramme dans vos exportations PDF et PowerPoint. C'est une fonction du forfait Démarrage — affichée mais verrouillée sur Gratuit.

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